KVKK SAKLAMAVE İMHA POLİTİKASI

1.Amaç

 

2.Kapsam

 

3.KısaltmalarveTanımlar

 

4.SORUMLULUK VE GÖREVDAĞILIMLARI

 

 

KAYITORTAMLARI

 

Kişisel veriler, Borsa tarafından Tablo 2’de listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.

 

Tablo 2: Kişisel veri saklama ortamları

Elektronik Ortamlar

Elektronik Olmayan Ortamlar

Sunucular Etki alanı Yedekleme Üniteleri E-posta, Veri tabanı, Web, Dosya paylaşım, Yazılımlar     Ofis   yazılımları EBYS, VERBİS, TOBBNET, DATABANK, DOCSVAULT, SOFTDESTEK Bilgi güvenliği cihazları Güvenlik duvarı, Saldırı tespit ve engelleme, Günlük kayıt log dosyası, Antivirüs Diğer Cihazlar Kişisel bilgisayarlar (Masaüstü,dizüstü) Mobil cihazlar (telefon, tabletvb.) Optik diskler (CD, DVDvb.) Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart, Harici Hard disk, Taşınabilir Hard diskvb.) Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi

Kağıt Manuel veri kayıt sistemleri (anket formları, ziyaretçi girişdefteri) Yazılı, basılı, görselortamlar Fiziksel Arşiv

 

5.SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİNAÇIKLAMALAR

 

Borsa tarafından; çalışanlar, çalışan adayları, ziyaretçiler ve hizmet sağlayıcı olarak ilişkide bulunulan üçüncü kişilerin, Borsaların veya kuruluşların çalışanlarına ait kişisel veriler Kanuna uygun olarak saklanır ve imha edilir.

 

Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir.

5.1.SaklamayaİlişkinAçıklamalar

 

Kanunun 3 üncü maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4 üncü maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5 ve 6 ncı maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır.

 

Buna göre, Borsa faaliyetleri çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.

5.1.1.Saklamayı Gerektiren HukukiSebepler

 

Borsada, faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler;

 

• 6698 sayılı Kişisel Verilerin KorunmasıKanunu,

• 5174 Sayılı Odalar ve Borsalar Birliği  Kanunu
• 6098 sayılı Türk BorçlarKanunu,
• 657 sayılı Devlet MemurlarıKanunu,
• 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık SigortasıKanunu,
• 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar  Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi HakkındaKanun,
• 5018 sayılı Kamu Mali YönetimiKanunu,
• 6331 sayılı İş Sağlığı ve GüvenliğiKanunu,
• 4982 Sayılı Bilgi EdinmeKanunu,
• 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına DairKanun,
• 4857 sayılı İşKanunu,
• 2828 sayılı Sosyal HizmetlerKanunu
• İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik,
• Arşiv Hizmetleri HakkındaYönetmelik
• Yukarıda belirtilen kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler ve Yönetmelikler,

Yukarıda belirtilen kanunlarda ve bu kanunlara dayalı ikincil düzenlemelerde öngörülen saklama süreleri kadarsaklanmaktadır.

5.1.2.SaklamayıGerektirenİşlemeAmaçları

 

Borsa, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar.

 

• Üye iş ve işlemlerini yürütmek

• Tarımsal Ürün Alım-Satım süreci ve Tescil İşlemlerini Yürütmek
• Muhasebe İş ve İşlemlerini Yürütmek
• Satış Salonu İşlemlerini Yürütmek
• Laboratuvar Faaliyetlerini Yürütmek
• Proje Faaliyetlerini Yürütmek
• Kalite Yönetim, Akreditasyon ve Denetim Faaliyetlerini yürütmek
• İnsan kaynakları süreçleriniyürütmek.
• Kurumsal iletişimisağlamak.
• Borsa güvenliğinisağlamak,
• İstatistiksel çalışmalaryapabilmek.
• İmzalanan sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve işlemleri ifaedebilmek.
• VERBİS kapsamında, çalışanlar, veri sorumluları, irtibat kişileri, veri sorumlusu temsilcileri ve veri işleyenlerin tercih ve ihtiyaçlarını tespit etmek, verilen hizmetleri  buna göre düzenlemek ve gerekmesi halindegüncellemek.
• Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesinisağlamak.
• Borsa ile iş ilişkisinde bulunan gerçek / tüzel kişilerle irtibatsağlamak
• Yasal raporlamalaryapmak
• İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispatyükümlülüğü.

5.2.İmhayı Gerektiren Sebepler

 

Kişisel veriler;

 

• İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya  ilgası,

• İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadankalkması,
• Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını gerialması,
• Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Borsa tarafından kabuledilmesi,
• Borsanın, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygunbulunması,
• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcutolmaması,

 

durumlarında, Borsa tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

6.TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

 

Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için Kanunun 12 nci maddesiyle Kanunun 6 ncı maddesi dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde Borsa tarafından teknik ve idari tedbirleralınır.

 

6.1.TeknikTedbirler

 

 

• Borsa tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır

• Sızma (Penetrasyon) testleri ile Borsa bilişim sistemlerine yönelik risk, tehdit, zafiyet ve varsa açıklıklar ortaya çıkarılarak gerekli önlemleralınmaktadır.
• Bilgi güvenliği olay yönetimi ile gerçek zamanlı yapılan analizler sonucunda bilişim sistemlerinin sürekliliğini etkileyecek riskler ve tehditler sürekli olarakizlenmektedir.
• Bilişim sistemlerine erişim ve kullanıcıların yetkilendirilmesi, erişim ve yetki matrisi ile Borsa aktif dizin üzerinden güvenlik politikaları aracılığı ileyapılmaktadır.
• Borsabilişimsistemleriteçhizatı,yazılımveverilerinfizikselgüvenliğiiçingerekli
• önlemler alınmaktadır.
• Çevresel tehditlere karşı bilişim sistemleri güvenliğinin sağlanması için, donanımsal (sistem odasına sadece yetkili personelin girişini sağlayan erişim kontrol sistemi, 7/24 çalışan izleme sistemi, yerel alan ağını oluşturan kenar anahtarların fiziksel güvenliğinin sağlanması, yangın söndürme sistemi, iklimlendirme sistemi vb.) ve yazılımsal (güvenlik duvarları, atak önleme sistemleri, ağ erişim kontrolü, zararlı yazılımları engelleyen sistemler vb.) önlemleralınmaktadır.
• Kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini önlemeye yönelik riskler belirlenmekte, bu risklere uygun teknik tedbirlerin alınması sağlanmakta ve alınan tedbirlere yönelik teknik kontrolleryapılmaktadır.
• Borsa içerisinde erişim prosedürleri oluşturularak kişisel verilere erişim ile ilgili raporlama ve analiz çalışmalarıyapılmaktadır.
• Kişisel verilerin bulunduğu saklama alanlarına erişimler kayıt altına alınarak uygunsuz erişimler veya erişim denemeleri kontrol altındatutulmaktadır.
• Borsa, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli tedbirlerialmaktadır.
• Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu ilgili kişiye ve Kurula bildirmek için Borsa tarafından buna uygun bir sistem ve altyapıoluşturulmuştur.
• Güvenlik açıkları takip edilerek uygun güvenlik yamaları yüklenmekte ve bilgi sistemleri güncel haldetutulmaktadır.
• Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güçlü parolalarkullanılmaktadır.
• Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güvenli kayıt tutma (loglama) sistemleri kullanılmaktadır.
• Kişisel verilerin güvenli olarak saklanmasını sağlayan veri yedekleme programları kullanılmaktadır.
• Elektronik olan veya olmayan ortamlarda saklanan kişisel verilere erişim, erişim prensiplerine göresınırlandırılmaktadır.
• Borsa internet sayfasına erişimde güvenli protokol (HTTPS) kullanılarak SHA 256 Bit RSA algoritmasıylaşifrelenmektedir.
• Özel nitelikli kişisel verilerin güvenliğine yönelik ayrı politikabelirlenmiştir.
• Özel nitelikli kişisel veri işleme süreçlerinde yer alan çalışanlara yönelik özel nitelikli kişisel veri güvenliği konusunda eğitimler verilmiş, gizlilik sözleşmeleri  yapılmış, verilere erişim yetkisine sahip kullanıcıların yetkileritanımlanmıştır.
• Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği elektronik ortamlar kriptografik yöntemler kullanılarak muhafaza edilmekte, kriptografik anahtarlar güvenli ortamlarda tutulmakta, tüm işlem kayıtları loglanmakta, ortamların güvenlik güncellemeleri sürekli takip edilmekte, gerekli güvenlik testlerinin düzenli olarak yapılması/yaptırılması, test sonuçlarının kayıt altınaalınması,
• Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği fiziksel ortamların yeterli güvenlik önlemleri alınmakta, fiziksel güvenliği sağlanarak yetkisiz giriş çıkışlarengellenmektedir.
• Özel nitelikli kişisel veriler e-posta yoluyla aktarılması gerekiyorsa şifreli olarak Borsa e-posta adresiyle veya KEP hesabı kullanılarak aktarılmaktadır. Taşınabilir bellek,CD,DVDgibiortamlaryoluylaaktarılmasıgerekiyorsakriptografikyöntemlerle
• şifrelenmekte ve kriptografik anahtar farklı ortamda tutulmaktadır. Farklı fiziksel ortamlardaki sunucular arasında aktarma gerçekleştiriliyorsa, sunucular arasında VPN kurularak veya sFTP yöntemiyle veri aktarımı gerçekleştirilmektedir. Kağıt ortamı yoluyla aktarımı gerekiyorsa evrakın çalınması, kaybolması ya da yetkisiz kişiler tarafından görülmesi gibi risklere karşı gerekli önlemler alınmakta ve evrak “gizli” formatta gönderilmektedir.

 

6.2.İdariTedbirler

 

Borsa tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıda sayılmıştır:

 

Çalışanların niteliğinin geliştirilmesine yönelik, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmenin önlenmesi, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi, kişisel verilerin muhafazasının sağlanması, iletişim teknikleri, teknik bilgi beceri, 657 sayılı Kanun ve ilgili diğer mevzuat hakkında eğitimlerverilmektedir.

 

Borsa tarafından yürütülen faaliyetlere ilişkin         çalışanlara gizlilik sözleşmeleri imzalatılmaktadır.

Güvenlik politika ve prosedürlerine uymayan çalışanlara yönelik uygulanacak disiplin prosedürühazırlanmıştır.

Kişisel veri işlemeye başlamadan önce Borsa tarafından, ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü yerinegetirilmektedir.

Kişisel veri işleme envanterihazırlanmıştır.

Borsa içi periyodik ve rastgele denetimleryapılmaktadır.

Çalışanlara yönelik bilgi güvenliği eğitimleriverilmektedir.

7.KİŞİSEL VERİLERİ İMHATEKNİKLERİ

 

İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, Borsa tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.

7.1.KişiselVerilerinSilinmesi

 

Kişisel veriler Tablo-3’te verilen yöntemlerle silinir.

 

Tablo 3: Kişisel Verilerin Silinmesi

Veri Kayıt Ortamı	Açıklama
SunuculardaYer      Alan KişiselVeriler	Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi  tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemiyapılır.

 

Elektronik    Ortamda          Yer Alan KişiselVeriler	Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veritabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler	Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca,  üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi deuygulanır.
Taşınabilir    Medyada Bulunan KişiselVeriler	Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel  verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, sistem yöneticisi tarafından şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme anahtarlarıyla güvenli ortamlardasaklanır.

 

 

7.2.KişiselVerilerinYokEdilmesi

 

 

Kişisel veriler, Borsa tarafından Tablo-4’te verilen yöntemlerle yok edilir.

 

Tablo 4: Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Veri Kayıt Ortamı	Açıklama
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler	Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, kâğıt kırpma makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir.
Optik / Manyetik Medyada Yer Alan Kişisel Veriler	Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenlerin eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemi uygulanır. Ayrıca, manyetik medya özel bir cihazdan geçirilerek yüksek değerde manyetik alana maruz bırakılması suretiyle üzerindeki veriler okunamaz hale getirilir.

 

7.3.KişiselVerilerinAnonimHaleGetirilmesi

 

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.

Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla  dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.

8.SAKLAMA VE İMHASÜRELERİ

 

Borsa tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;

• Süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Kişisel Veri İşlemeEnvanterinde;

• Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’ekayıtta;
• Süreç bazında saklama süreleri ise Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yeralır.
• Söz konusu saklama süreleri üzerinde, gerekmesi halinde Genel Sekreterlikçe güncellemeler yapılır.

 

Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi Genel Sekreterlik tarafından yerine getirilir.

 

 

 

Tablo 5: Süreç bazında saklama ve imha süreleri tablosu

 

Kalite Kayıtları Sorumluluk Tablosu

 

 

KAYIT ADI	SORUMLUSU	SAKLAMA SÜRESİ		SAKLAMA YERİ	KAYIT TİPİ
		BÖLÜMDE	ARŞİV
HİZMET KONTROL KAYITLARI	İLGİLİ BİRİM AMİRİ/SORUMLUSU	2	5	BÖLÜMÜNDE ve YEDEKLEME ÜNİTESİ	Fiziksel ve Elektronik
UYGUN OLMAYAN HİZMET KAYITLARI	İLGİLİ BİRİM AMİRİ/SORUMLUSU	3	5	BÖLÜMÜNDE ve YEDEKLEME ÜNİTESİ	Fiziksel ve Elektronik
TEDARİKÇİ VE TAŞERON KAYITLARI	GENEL SEKRETER/YRD.	2	5	BÖLÜMÜNDE ve YEDEKLEME ÜNİTESİ	Fiziksel ve Elektronik
EĞİTİM KAYITLARI	GENEL SEKRETER/YRD.	2	5	BÖLÜMÜNDE ve YEDEKLEME ÜNİTESİ	Fiziksel ve Elektronik
ÜYE ANKET VE ŞİKÂYET KAYITLARI	GENEL SEKRETER/YRD.	2	5	BÖLÜMÜNDE ve YEDEKLEME ÜNİTESİ	Fiziksel ve Elektronik
PERSONEL KAYITLARI	MUHASEBE MÜDÜRÜ	1	Süresiz	BÖLÜMÜNDE ve YEDEKLEME ÜNİTESİ	Fiziksel ve Elektronik
ÜYE KAYITLARI	YAZI İŞLERİ VE MUAMELAT MÜDÜRÜ	1	Süresiz	BÖLÜMÜNDE ve YEDEKLEME ÜNİTESİ	Fiziksel ve Elektronik
TESCİL	TESCİL MÜDÜRÜ	1	Süresiz	BÖLÜMÜNDE ve YEDEKLEME ÜNİTESİ	Fiziksel ve Elektronik
MUHASEBE	MUHASEBE MÜDÜRÜ	5	10	BÖLÜMÜNDE ve YEDEKLEME ÜNİTESİ	Fiziksel ve Elektronik
TASARIM KAYITLARI	AR-GE VE LABORATUAR SORUMLUSU	2	10	BÖLÜMÜNDE ve YEDEKLEME ÜNİTESİ	Fiziksel ve Elektronik
KALİBRASYON KAYITLARI	AR-GE VE LABORATUAR SORUMLUSU	1	5	BÖLÜMÜNDE ve YEDEKLEME ÜNİTESİ	Fiziksel ve Elektronik
DENEY ÇALIŞMALARINDA OLUŞAN KAYITLAR	AR-GE VE LABORATUAR SORUMLUSU	1	5	BÖLÜMÜNDE ve YEDEKLEME ÜNİTESİ	Fiziksel ve Elektronik
Log Kayıtları	Genel Sekreterlik		10	BÖLÜMÜNDE ve YEDEKLEME ÜNİTESİ	Elektronik
Kamera Kayıtları	Güvenlik		2	BÖLÜMÜNDE ve YEDEKLEME ÜNİTESİ	Elektronik

8.1.PERİYODİK İMHASÜRESİ

 

Yönetmeliğin 11 inci maddesi gereğince Borsa, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna göre, Borsada her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.

9.POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI VESAKLANMASI

 

Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuya açıklanır. Basılı kâğıt nüshası da Arşivde depolanır

9.1.POLİTİKA’NIN GÜNCELLENMEPERİYODU

 

Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.

9.2.POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ VE YÜRÜRLÜKTENKALDIRILMASI

 

Politika, Borsanın internet sitesinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir. Yürürlükten kaldırılmasına karar verilmesi halinde, Politika’ nın ıslak imzalı eski nüshaları Kurul Kararı ile iptal edilerek (iptal kaşesi vurularak veya iptal yazılarak) imzalanır ve en az 5 yıl süre ile Genel Sekreterlikçe saklanır.